パソコンによる各種業務の導入サポート

高等学校に新教科「情報」が創設され、平成15年度以降必修となってから8年、パソコンを使いこなせる人種が増えたというよりは、もはや、在って当然という時代になってしまいました。裏を返せば、遅かれ早かれ電話やFAXのような位置に、インターネットが置き換わるのは容易に想像がつき、経営者の皆様にとってのお客様や、取引先の方々もそれを望んでいるのではないかと思われます。

実際、各官公庁の通達は今やインターネットで行われていますし、プリンターの技術を応用したコピー機やファクシミリ、インターネット技術を応用したテレビ電話や通信販売など、OA機器の範疇からビジネスの主体となってきています。

パソコンを利用することが苦手な、新規開業もしくは、小規模オフィスの事業主様は、パソコンを利用したOA化を最小限の形で行ってみてはいかがでしょう。パソコンと、ファクシミリ・スキャナー機能付きプリンター、そしてブロードバンド（光回線含む）の開設をすると、ほぼこれまでの小規模企業のOA化が完了したと言っても過言ではないでしょう。

インターネットの利点て何だろう●メールでのやり取りは単なる伝言ではない
※メールのやり取りは履歴が残るため、取引の議事録になる。また、検索も早い。
※メールの添付機能を使えば、データ（ワード文章やＰＤＦ書類、エクセルの表、写真や映像まで）を劣化せずに、現地に赴くことなく、保存資料や控えを紛失することなく、やり取りができる。

●検索エンジン（google等）を利用して雑多な情報の中から必要な情報を取り出せる
※これまでは、何か情報を得るために、情報誌や情報提供会社、取引会社や人脈を利用しなくてはならず、時間やコストがかかっていたものが、インターネット検索を使うと、当たりをつけるぐらいのことはごく当たり前で、うまくすれば目的の情報にまでたどり着いてしまう。
※資料を印刷保存せずとも、必要に応じてその都度検索できる。さらにそれは、最新の情報である。（ホームページや各種情報にも、管理者が更新していないとその内容は古いままであるので注意）

●ブログやホームページは低コストで全世界に情報を発信できる
※これまで、何か情報を発信しようとすると、放送媒体や印刷出版媒体を利用し行うしかなく、莫大な費用がかかったのだが（繰り返し行えば更に多額）、ブログやホームページを利用すると、比較的安価に、継続的に行うことができる。
※ブログやホームページを見たお客様から問い合わせや注文のメールや電話を受けることができるのは、従来型と同じであるが、特にメールに関しては、相手個人に直接ご案内ができるという点では、コストの面でＤＭを遥かに凌ぐものである。

コンピュータの特性を理解し、その機能を活用しよう●反復処理が得意
※繰り返し、飽きずに、間違えることなく仕事をこなす。
※以前行った処理（プログラム化されているもの）は、思い出す作業を伴わずすぐに始める。

●保存処理が得意
※保存した人が忘れても、コンピュータはそのデータを捨てたり、無くしたりしない。
※紙のように色あせたりすることなく、一度保存したデータは劣化しない。
※保存資料の場所を必要としない。

●検索処理が得意
※膨大な件数のデータから必要なものを、人間業では到底不可能なスピードで探し出す。
※インターネット等を介して世界の情報を利用することができる。

●自動処理が得意
※計算、集計、印刷、通信等の一連の処理を、自動的に連続で行う。
※紙による事務処理でつきものの転記、振り分け等の処理を一連で行う。
※自動的に転記をするので、何度も入力する必要が無い。
※人が付き添っていなくても黙々と仕事をこなし、残業もいとわない。

●型どおりの処理が得意
※ある意味融通が利かないと言えるが、不慣れな事務員でも手順どおり行えば結果は出る。

一人何役！？●パソコンは汎用機です。ソフトウェアによってその機能を変えます。
※OS以外のソフトを注文せずにパソコンを買って何かに使おうとしても、インターネットにでも繋がっていない限り、なにもできない。（CDを聴いたり、DVDを見たりするのは可能）
※インターネットに繋がると、フリーのソフトがいっぱい利用できるので、（表計算や簡易な経理ソフトなど様々）意外と利用の幅は広がる。

●本当に仕事で使うなら業務用ソフトを購入しインストール
※パソコンは業務ソフトを導入した分、パソコンが肩代わりする業務の幅が広がる。
※業務用ソフトを導入して初めて、パソコンが事務員の補助をし始める。

●導入の背景はお客様の状況で様々、優先順位を考える
※卸売業の場合だと掛け売りがメインなので、今後の状況を考えて当初から請求管理ソフトを導入する。
※だんだん事務処理の量が膨張し、紙ベースの処理では時間や労力がかかりすぎるようになったので導入に踏み切る。
※現金商売の業種の方は、専用のレジにするのか、今後を考えてパソコンレジを導入し会計ソフトと連動させるなど、先を見越した計画が必要である。

●少ない事務員で多機能なパソコンを操る
※パソコンの特徴が分かると、この機能を使いこなせたならば、人員削減、省力化ができる事は自動的に理解できるところです。
※経営をするうえでまず考えなくてはならないことが、効率とコストパフォーマンスだとすれば、苦手だと言ってはいられず、遮二無二でも使いこなせるよう努力しなくてはなりません。
※パソコンの持つスピードと正確性は、省力化のみならず、経営指標となる素早い資料作成にも威力を発揮し、臨機応変な経営対策を打つことが可能になります。

パソコンを中心としたOA機器の有効利用に関し、当事務所は業務に合ったアドバイスができると思います。

・会計ソフトは当事務所で販売しておりますので、初期設定等のサポートは勿論、その後の操作指導もいたします。
・当事務所販売ソフト以外のものからのデータの載せ替えや、データ変換機能を利用して継続して利用する方法などアドバイスいたします。
・販売管理や在庫管理、給与計算ソフトなどの選定アドバイスや、初期設定に必要なデータの整備もいたします。
・その他OA機器の導入など、当事務所で経験したノウハウを基にアドバイスいたします。
・それぞれの機器、業務ソフトウエアを軸とした業務の流れを構築し、資料やデータ保存の仕方、最終的に会計ソフトに正確に反映されているかを監査します。